在馬來西亞經營企業，當因業務調整、市場變化、資不抵債等原因需終止運營時，必須嚴格遵守相關規定完成注銷流程。注銷公司的核心前提是準備齊全各類法定文件，文件的完整性、真實性直接決定注銷審核效率，任一文件缺失或不合規都可能導致申請被駁回，甚至面臨高額罰款、股東連帶責任。
一、公司基礎文件：證明合法性與決策合規性
1、公司注冊證書
原件或經公證的副本，證明公司合法存在。
2、公司章程
最新版本或經股東批準的修正案，明確公司運營規則及股東權益。
董事會決議與股東決議
董事會決議：全體董事簽署，同意注銷公司并任命清算人(如適用)。
股東決議：需75%以上表決權股東通過，形成書面決議并附簽字頁。若公司章程規定更高比例，需按章程執行。
3、董事與股東名冊
最新版董事和股東的詳細信息，包括姓名、身份證號/護照號、聯系方式及持股比例。若股東為法人實體，需提交其注冊證書及授權代表信息。
二、財務與稅務文件：確保債務清償與稅務合規
1、稅務清繳證明
由馬來西亞稅務局(IRB)出具，確認公司已結清所有稅款及罰款。需提交最終財務報表及稅務申報記錄。
2、社會保險與公積金清繳證明
SOCSO清繳證明：向馬來西亞社會保障機構申請，確認公司已結清員工社會保險費用。
EPF清繳證明：向雇員公積金局申請，確認公司已結清員工公積金繳納義務。
若公司無員工：需提交無雇員聲明書，并附銀行流水證明無工資發放記錄。
3、銀行賬戶結清證明
向所有開戶銀行申請，證明公司已關閉所有銀行賬戶且無未結清交易。若賬戶存在余額，需提供資金分配方案。
債務清償證明
債權人簽署的債務棄權信件或債務清償協議，列明債務金額、清償方式及日期。
若公司存在未清償債務，需在報紙公告債權人申報，并附債權人申報記錄及和解協議。
三、清算與公告文件：履行法定程序與透明度要求
1、清算報告
若公司需清算，需由清算人提交報告，內容涵蓋：
資產處置詳情(變賣、分配或捐贈);
債務清償記錄(員工工資、稅款、供應商欠款等);
剩余資金分配方案(按股東持股比例或捐贈);
清算人聲明(確認報告真實完整，符合《2016年公司法》)。
注意：清算報告需經清算人簽字并公證，若涉及外資，需提交馬來西亞投資發展局(MIDA)的注銷批準函。
2、報紙公告證明
在本地全國性報紙刊登兩次注銷通知，間隔至少1天。公告內容需包含：
公司名稱、注冊號;
注銷意向及42天異議期聲明;
債權人申報方式及截止日期。
保留：登報剪報或電子版公告及付費憑證，作為SSM審核材料。
四、其他支持性文件：應對特殊場景與補充要求
1、休眠公司聲明書
若公司無運營記錄，需提交休眠公司聲明書及無經營活動證明材料。
2、授權委托書
若委托持牌秘書公司或律師辦理注銷，需提供董事/股東護照公證副本、授權委托書(需公證)及聯系方式確認函。
3、行業許可注銷證明
若公司持有餐飲、金融等特殊行業牌照，需先向相關部門申請注銷，并提交注銷證明文件。
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