注冊馬來西亞公司的核心前提的是準備齊全合規文件，文件的完整性、規范性直接決定注冊審批效率，也是避免后續合規風險的關鍵。很多投資者因不熟悉當地政策，常出現文件缺失、公證不合規、填寫錯誤等問題，導致注冊申請被駁回、延誤運營進度。
馬來西亞公司注冊文件
1、公司名稱相關文件
公司名稱申請表：需填寫擬注冊的公司名稱，通常需提供3個及以上按優先級排序的備選名稱，以英文或馬來文擬定，結尾必須標注“SDN. BHD.”(私人有限公司)字樣，避開“政府”“銀行”“皇家”等受限詞匯及與現有企業近似的名稱。
名稱獲批函：名稱獲批后，SSM會出具批準公司名稱的信函，名稱保留期為3個月，需在此期限內推進后續注冊流程，逾期需重新提交查冊申請。
2、公司地址證明文件
注冊地址證明：需提供公司在馬來西亞的實際運營地址證明，如租賃合同、產權證明或由當地市政部門出具的地址確認函。若使用虛擬地址，需選擇SSM認證的提供商，并確保地址能接收政府信件。
3、公司章程與治理文件
公司章程：詳細規定公司經營范圍、股東結構、董事會組成、股份分配、分紅政策等核心內容。建議由律師或會計師協助起草，確保符合《馬來西亞公司法2016》要求。
公司注冊申請表：內容包括公司名稱、類型、注冊地址、業務性質等，需確保所有信息準確無誤。
董事和股東信息表：用于記錄公司董事和股東的詳細信息，包括董事姓名、出生日期、國籍、身份證號碼，以及股東姓名、股份比例及國籍等。
4、人員資質文件
股東與董事身份證明：
自然人股東/董事：需提供護照或身份證復印件、住址證明、個人簡歷，以及由會計師、律師或銀行出具的資信證明。
法人股東：需提供公司注冊證書、營業執照、公司章程、股東名冊、股權結構圖，以及終權益所有人的身份證明。
董事法定聲明：每位董事需簽署聲明，確認無犯罪記錄且符合擔任董事的資格，聲明需經公證員認證。
公司秘書任命文件：需在注冊后30天內委任一名持牌公司秘書，秘書需為馬來西亞居民，且為馬來西亞公司秘書協會(MACS)、特許秘書與行政人員協會(MAICSA)等機構成員，持有SSM頒發的執業牌照。需提供秘書的任命書、身份證明文件及資格證書。
5、注冊資本證明文件
注冊資本說明材料：馬來西亞私人有限公司低注冊資本為1馬幣，無需實繳，但建議根據業務規模設定1-10萬馬幣以提升商業信譽，便于后續銀行開戶。若注冊資本超過1萬馬幣或涉及特定行業(如金融、醫療)，需提供資本數額說明文件，部分行業需提供銀行轉賬憑證等實繳佐證。
6、行業許可文件(如適用)
特定行業許可證：若公司涉及特定領域，需申請行業營業執照或經營許可證。
7、其他必要文件
合規聲明文件：確認所有提交資料真實有效，符合馬來西亞公司法及相關規定，該聲明需由董事或公司發起人簽署，具備法律效力。
委托辦理相關文件：若企業委托代理機構或個人辦理注冊手續，需提供經公證的英文授權委托書(POA)，明確委托事項、權限及有效期。
費用支付憑證：需保留名稱查冊費、注冊費等官方費用的支付憑證，以備SSM核查。
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