隨著香港和內地聯系的日益緊密，港人到內地探親、定居、領養子女或結婚的數量隨之增多，此外，大量的港商到內地從事投資、經商活動，然而內地有關部門及人士無法了解香港當事人的真實情況，如香港居民到內地登記結婚，此時國內的民政部門有必要了解該居民在香港的婚姻狀況;港商在內地進行商業活動或投資，對外貿易經濟合作部門等有關單位亦有需要對香港公司有若干的了解，如公司的商業登記紀錄，董事或股東數據，財務狀況等等。
在這樣的背景下，香港的中國委托公證人以其法律專業及豐富經驗為香港居民、企業到內地進行民事、商業活動所提交的文件中涉及發生在香港的法律行為、有法律意義的事實和文書提供一個證明的渠道。
現就辦理到內地使用的公證文書的常見問題作答，希望能有助閣下對其了解：
問：中國委托公證人出具的公證書在何種情況適用?適用于什么地方?
答：委托公證人的業務范圍是證明發生在香港地區的法律行為、有法律意義的事實和文書。證明的使用范圍在內地。
問：與國內公證處出具的公證書有何區別?
答：在內地，公證是指國家公證機關根據當事人的申請，依法證明法律行為、有法律意義的文書和事實的真實性、合法性。公證處是國家公證機關，公證有別于私人證明，公證書是公證機關代表國家出具的證明文件。公證員是國家公務員，公證員不得同時以律師身份辦理公證業務，公證員受《公證程序規則》及《中華人民共和國公證法》及其它有關規定的約束。法律規定公證員享有審查的權利，當公證員認為當事人提供的證據材料不完備或有疑點的，有權向有關單位、證人調查索取有關證明材料，并到現場作實地調查、勘驗，甚至從有關單位摘抄檔案或其它書面證據材料作為參考，因此由內地公證員辦理的公證文書多數以“證明”的形式出具。
在香港，內地使用的證明文書是由中國委托公證人根據當事人的申請，依法證明發生在香港地區的法律行為、有法律意義的文書和事實的真實性、合法性。委托公證人受司法部委托，以個人名義為港人辦理證明文書，除了證明內容是當事人真實意思的表示外，也有責任根據《委托公證人辦理公證文書規則(試行)》的規定，審查當事人提供材料的真實性和合法性。惟委托公證人進行調查取證時，并未享有特別的調查權，只能在香港法律許可的范圍內向有關部門進行核實，審查。因此委托公證人辦理的證明文書多數以當事人根據香港宣誓條例作出“聲明”的形式出具。
問：中國委托公證人需具備怎么樣的條件?
答：中國委托公證人必須具有香港認可律師資格及執業十年以上的資深律師，掌握內地有關法律、法規和辦證規則,由中國司法部集中組織有關的業務培訓，經考試、考核合格后委任。
問：公司資料證明書所需附件?
答：公司資料證明書的所需附件有：公司注冊證書確認本或復印本、公司周年申報表、及秘書、董事資料更改通知書(如有)確認本或復印本、公司之商業登記證書復印本。
問：申請收養的公證文書需要些什么附件?
答：申請收養的公證文書所需附件有：聲明人的身份證件、回鄉證、收養子女申請表正本、保證書正本、夫婦收養的,提供結婚證書復印本.單身收養的,提供香港婚姻登記處出具的無婚姻記錄證明書正本,或離婚證明書復印本,或配偶死亡證明書復印本、聲明人職業及經濟收入證明書正本或復印本、醫院或注冊醫師出具的聲明人身體健康檢查證明書正本或復印本
問：繼承遺產聲明書需要些什么附件?
答：繼承遺產聲明書所需附件有：聲明人的身份證件復印本、房產證、土地使用證 、被繼承人死亡證明書復印本、如屬遺囑繼承,需附被繼承人的遺囑復印本。
問：申請同內地人士結婚聲明書需要些什么附件?
答：申請同內地人士結婚聲明書的所需附件有：聲明人的身份證件復印本、回鄉證、香港婚姻登記處出具的無婚姻記錄證明書正本。(如當事人曾離婚, 則需另外提交離婚證及民事判決書)
問：公司授權委托書需要些什么附件?
答：公司授權委托書的所需附件有：公司注冊證書確認本或復印本、公司周年申報表、及秘書、董事資料更該通知書(如右)確認本或復印本、公司商業登記證書確認本或復印本、公司董事會決議或董事會決議摘錄確認本或復印本 (簽署委托書的授權代表之身份證明)
問：香港有限公司成立不足一年未能提供周年申報表，如何處理?
答：由于成立后的香港公司不足一年是不會有周年申報表的，這樣我們需要客人提供《首任秘書及董事通知書及出任董事或候補董事職位同意書》、《秘書及董事更改通知書(委任/離任)》、《注冊辦事處座落地點通知書》。
問：夫妻相方在收養國內兒童時辦理離婚手續，應如何辦理收養聲明?
答：應在夫妻相方辦理好離婚手續后，再辦理收養聲明。由于在收養聲明中需要填寫是否有配偶一欄。若當時人在收養過程中被核準離婚，即與原件不符，將影響該收養聲明書的效力。
問：在放棄繼承聲明書中，所有的放棄繼承人都需要在上面簽署?
答：所有的放棄繼承人都需要在放棄繼承聲明書上簽署。凡與該被繼承人有親屬關系的繼承人或放棄繼承人都需要附上親屬證明。
問：同一公證文書可以用于辦理多項事情嗎?
答：同一公證文書是不可以辦理多項事務的。委托公證人辦理公證文書應遵循一事一證原則，不同的公證事項應分別出具公證文書，不得隨意合并。
